1. 포괄위임제도
특허에 관한 절차는 민법과 달리 사건을 특정하지 않고, 임의의 장래의 사건에 대해서도 임의대리인을 선임할 수 있다(특허법 시행규칙 제5조의 2). 이를 포괄위이라 한다. 본 제도는 재와자의 특허관리인의 대리권 범위를 넓게 허여함으로써 재외자와의 특허에 관한 절차의 원활함을 담보하고자 어떻게 보면 특허청의 편의를 위해 도입한 것이라 생각된다.
포괄위임은 특허관리인이나 재내자의 위임에 의한 임의대리인을 가리지 않고 임의대리인에 대해 가능하다. 포괄위임장을 첨부하여 포괄위임등록 신청서를 특허청에 제출하면 포괄위임등록번호가 부여되는데, 이 번호를 가진 대리인은 특허법 제6조의 절차를 포함해 해당 본인의 특허에 관한 절차 모두를 개별 위임장의 제출 없이 수속할 수 있다. 예컨대 임의대리인이 절차를 밝고자 할 때는 위임장 등의 대리권 증명서류를 제출해야만 적법한 수속이 가능한데, 포괄위임을 받은 임의대리인은 개별 위임장의 제출 없이 절차를 밟기 위해 제출하는 서면에 포괄위임등록번호만 기재하면 적법한 수속이 가능하다
- 대리권 서면증명
본인의 불이익 방지를 위해 대리인에 의해 절차가 대신 진행되는 경우는 대리권을 서면으로써 증명할 것을 강제한다. 만약 대리권 증명서류의 제출 없이 대리인이 절차를 수속하면, 대리권이 없는 것으로 보아 특허청은 특허법 제46조 제1호 또는 제2호에 따라 보정명령을 하고, 대리권 증명서류를 사후적으로 제출하지 않는 한, 해당 절차는 무효로 될 수 있다.(특허법 제16조). 반대로 대리권 증명서류를 사후적으로 제출하면 이는 추인으로 해석해(특허법 제7조의2), 절차를 처으부터 유효했던 것으로 취급한다.
2. 복수당사자의 대표
절차를 밟는 자가 여럿인 경우다. 특허법 제44조 또는 제139조 제2항, 제3항과 같이 공동으로 절차를 진행할 것이 강제되는 경우도 있고, 필요에 따라 공동으로 절차를 진행하는 경우(특허법 제139조 제1항)도 있을 수 있다. 이때는 대리인이 수인인 경우(특허법 재9조)와 동일한 논리를 적용한다. 즉 공동으로 절차를 밟을 때 각 당사자는 모두를 대표하여 개별적으로 필요한 후속 절차를 각자 수속할수 있다. 또한 특허청에서도 복수 당사자 중 1인에게만 서류를 송달하더라도 전원에 대해 동일한 효과가 발생한다. 단, 특허법 제11조 제1항 각호 중 어느 하나에 해당하는 절차는 공동으로 수속해야 한다. 이유는 특허법 제11조 제1항 각호는 특허법 제6조와 동일한 사항으로서, 어느 일방의 당사자에게 불이익이 미칠 수 있는 절차이기 때문이다.
한편 절차상 편의를 위해 2인 이상이 공동으로 절차를 진행할 때에는 대표자를 선임하여, 대표자만이 절차의 수속을 위한 서류를 제출하고, 대표자만이 특허청으로부터 서류를 송달받을 수 있다(특허법 제11조 제1항 단서). 대표자 선임은 대리인 선임과 유사하며, 대표자임을 증명하는 서류를 첨부하여 대표자선정신고를 제출하면 된다.(특허법 시행규칙 제6조). 물론 대표자라 할지라도 특허법 제11조 제1항 각호의 어느 하나에 해당하는 절차는 단독으로 수속할 수 없고, 다른 당사자의 특별수권을 받아야 수속이 가능하다
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